Se você já precisou encontrar um documento importante e acabou passando horas procurando por ele, saiba que você não é o único. É fácil deixar os papeis se acumularem pelas gavetas e armários de casa, principalmente quando não temos nem um lugar específico para eles e muito menos um critério de armazenamento. 

Porém, organizá-los é algo indispensável, principalmente quando se tratam de documentos como comprovantes importantes, declarações e, é claro, documentos pessoais, que devem ser guardados para sempre. Então, você já sabe como organizar seus documentos para mantê-los sempre em segurança? Aprenda aqui!

4 passos para organizar documentos do jeito certo

1. Reúna tudo que encontrar 

O primeiro passo para organizar seus documentos é reunir tudo que você tiver guardado pelos cantos da casa, em pastas, armários, bolsas e gavetas, por exemplo. 

Junte certidões, exames médicos, boletos, holerites, extratos bancários e todos os outros tipos de papeis que você e sua família resolveram guardar, independentemente da data ou razão.

2. Selecione o que fica e o que vai embora

Quando você já tiver uma perspectiva da quantidade de papel que tem acumulado nos últimos meses, é hora de fazer a primeira seleção. Para isso, divida-os em três pilhas:

  1. Documentos a serem guardados e arquivados;
  2. Documentos que você deve delegar para outra pessoa;
  3. Documentos que podem ser jogados no lixo.

Essa é a hora de desapegar! Jogue fora todos os papeis que não terão mais utilidade e deixe só o que realmente for importante. Para te ajudar, veja a lista abaixo:

Prazo de armazenamento de documentos

Documentos comuns

Contratos de seguro: 1 ano
Faturas de cartão de crédito: 1 ano
Comprovante de pagamento de consórcio: 2 anos
Contrato de aluguel: 3 anos
Imposto de Renda; IPTU; IPVA: 5 anos
Contas de água, luz, telefone, gás: 5 anos
Plano de saúde: 5 anos
Condomínio: 5 anos
Prestação de casa: 5 anos
Mensalidade escolar: 5 anos

Documentos trabalhistas e bancários

Seguro desemprego: 6 meses
Holerite: 5 anos
Liquidação de dívidas de cartão e faturas em atraso: 5 anos
Acordo de compensação de horas: 5 anos
Carta de demissão: 5 anos
FGTS: guardar sempre o último comprovante

Documentos pessoais

Carteira de Identidade: permanente
Carteira de vacinação: permanente
CPF: permanente
Comprovante de votação: válido até a próxima votação
Passaporte: permanente
Carnes do INSS: permanente

3. Separe o que sobrou em categorias

Depois de descartar os documentos desnecessários e separar aqueles que devem ser enviados a terceiros, é hora de armazenar os que ficaram para que você os encontre com facilidade sempre que precisar! Para isso, você deve dividi-los em categorias, utilizando pastas com divisórias (como as pastas sanfonadas), caixas, maletas ou pastas comuns. 

Algumas das subdivisões mais comuns para documentos são: seguros; finanças; bens (como casa/carro); impostos; registros médicos e veterinários. Caso você tenha muitos documentos, separá-los por ano também pode ser uma boa ideia. 

Além disso, se você morar com mais pessoas, é importante manter uma pasta para cada pessoa, ok? Nada de misturar documentos pessoais, mesmo sendo de menores de idade.

4. Digitalize o que puder

Guardar papeis e documentos físicos é muito importante, mas manter cópias digitais deles também pode ser uma mão na roda! Afinal, você pode ter acesso à nuvem de qualquer lugar e a qualquer hora, o que não acontece com os documentos físicos. 

Você pode, até mesmo, substituir alguns documentos físicos por suas versões digitalizadas, diminuindo a quantidade de papel que você acumula. Mas, tome cuidado: essa dica só vale para uma pequena parte dos documentos, e nunca para os documentos pessoais permanentes. Portanto, não se esqueça de conferir a validade das versões digitalizadas antes!

5. Mantenha a organização

Com todos os documentos organizados, agora é hora de manter a organização para não precisar repetir o processo constantemente. Portanto, sempre que um documento novo chegar, analise onde ele se encaixa na sua organização, confira se tudo está em ordem e mantenha seus documentos em segurança 🙂

O que achou do nosso passo a passo para organizar documentos? Se você já faz algum desses passos, deixe aqui nos comentários e compartilhe o artigo com seus amigos! E se precisar de ajuda com a limpeza e organização da sua casa, pode contar com a gente 🙂

Author

Sou fascinada pelo universo da decoração e organização da casa - as duas andam juntinhas. Adoro um bom papo com café no fim da tarde e como boa mineira não dispenso um pão de queijo. Amo ver séries novas, principalmente as que são comédias ou sitcoms. Acompanho sempre a vogue e blogs de decoração.

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